Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 01 · 01/10/2016 · Valledupar, Cesar, Colombia

Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a toda la Base de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de PROTECOM LTDA, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales (en adelante LA EMPRESA).

Identificación del responsable

Definiciones

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos

Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables y las personas jurídicas.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Términos y Condiciones

Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Titular

Persona natural y las personas jurídicas cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento

LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales y empresas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores.

Finalidad

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA con las siguientes finalidades:

• Para el envío de información a sus trabajadores, familiares y clientes.
• Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de LA EMPRESA beneficiarios del servicio de salud.
• Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA EMPRESA.
• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR's) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente, entre otros.
• Para la interacción con sus clientes, para la verificación del cumplimiento de los estándares de atención, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a reuniones para la prestación del servicio organizadas por LA EMPRESA, entre otros.
• Para la verificación de saldos de sus acreedores.
• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
• Para mejorar, promocionar y desarrollar sus servicios a nivel nacional.
• Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

Datos que se recolectan

Para la obtención de datos suministrados, PROTECOM LTDA podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento, los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la Base de Datos, los cuales son entre otros, su nombre y apellidos, razón social, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, establecimientos de comercio, experiencia, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses.

Los datos podrán ser suministrados explícitamente a PROTECOM LTDA, mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes comerciales, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de mercado, de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por PROTECOM LTDA, o de los comportamientos de los Titulares, como reclamaciones, solicitudes de cotización, encuestas, propuestas, ofertas, solicitudes de empleo, de participación en proyectos, programas, eventos, etc.

PROTECOM LTDA no recopilará datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como, por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o datos biométricos.

Autorización

La autorización para recolección y tratamiento de datos personales u otra información será mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorización expresa verbal o por escrito del Titular, la cual deberá ser expresa o inequívoca para la recolección de datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la ley.

El tratamiento de los datos personales almacenados en la base de datos de PROTECOM LTDA solamente usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a PROTECOM LTDA para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

• Establecer comunicación entre PROTECOM LTDA y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.
• El Titular autoriza expresamente a PROTECOM LTDA para que éste almacene la base de datos de los Titulares, de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de la misma.

Medidas de seguridad

Las medidas de seguridad con las que cuenta PROTECOM LTDA deberán proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, PROTECOM LTDA, de forma diligente, implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

Derechos del titular

PROTECOM LTDA informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, éstos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los Titulares según se establece en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, los siguientes:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Área encargada de peticiones, consultas y reclamos

Es el área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos, como lo son: conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización, siendo en este evento el Área Contable y Jurídica de PROTECOM LTDA, los correos electrónicos que aparecen en la página web pestaña contáctenos www.protecomltda.com y en el certificado de Cámara de Comercio de Valledupar.

Procedimiento para ejercer sus derechos

En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones será el que se indica a continuación:

a. Peticiones y consultas sobre datos personales

Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, PROTECOM LTDA responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresarán los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b. Revocación de autorización, retiro o supresión de la base de datos y reclamos

Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante PROTECOM LTDA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a PROTECOM LTDA, con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, PROTECOM LTDA podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que PROTECOM LTDA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la base de datos de PROTECOM LTDA.

Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

Vigencia

Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web.

Marco legal

La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008, y las normas que las modifiquen o complementen.